Как правильно написать деловое письмо с предложением о сотрудничестве

Любая сделка начинается с предложения о сотрудничестве, которое можно направить письмом. Это документ, в котором компания предлагает действующему или потенциальному партнеру или клиенту купить продукт или совместную работу над конкретным проектом. 

Чтобы добиться результата, важно правильно составить и оформить послание. Рассказываем, как написать предложение о сотрудничестве.

Кто составляет письмо

Основу письма разрабатывает маркетолог, который может выгодно преподнести предложение о сотрудничестве и описать преимущества товаров и услуг компании так, чтобы закрыть потребности и боли ЦА. 

Далее ему помогает секретарь: он оформляет послание в соответствии с требованиями этики делового общения и согласовывает текст и форму с руководителем.

Менеджеры по продажам могут помочь при составлении «горячего» письма — обращения к действующим партнерам или компаниям, с которыми у них был контакт. Например, личная встреча или телефонные переговоры, в ходе которых обсуждались условия сотрудничества, и клиент озвучил пожелания. Если нужно описать профессиональные тонкости или нюансы производства, к разработке текста предложения привлекают технических специалистов: инженеров, технологов, разработчиков и прочих.

Структура письма

Существует стандартная структура письма-обращения. Она включает пять элементов:

• шапка;

• приветствие;

• заголовок;

• оффер;

• контакты.

При желании вы можете дополнить письмо инфографикой, таблицами и фотографиями.

Шапка. Разместите основные сведения о компании: официальное название, адрес, ФИО руководителя, ИНН, КПП и ОГРН. Это необходимо, чтобы потенциальный партнер навел о вас справки в открытых источниках и мог проверить, насколько честно и прозрачно вы ведете бизнес, были ли у вас судебные разбирательства, в качестве кого вы в них выступали.

Приветствие. Будьте вежливыми — поздоровайтесь с адресатом письма. Приветствие поможет задать дружелюбный тон и расположить читателя к себе. Если вы знаете, как зовут человека, обратитесь к нему по имени отчеству. Если вы отправляете письмо незнакомому адресату или делаете рассылку, используйте обезличенное приветствие — например: «Здравствуйте, коллеги!»

Заголовок. Часто компании ограничиваются сухой фразой «Предложение о сотрудничестве». Это неплохо, но если вы хотите удержать внимание адресата и заинтересовать его, сделайте начало более информативным. Например:

• Укажите конкретные факты и цифры — «Наша система аналитики позволяет сэкономить до 30% рекламного бюджета».

• Покажите, что знаете боли и потребности своих клиентов — «Предлагаем ПП торты, которые понравятся даже детям».

• Упомяните целевую аудиторию — «Проводим творческие мастер-классы для мам в декрете».

По заголовку читатель должен понять, о чем письмо и какие выгоды вы предлагаете.

Оффер. Это основная часть письма, которая содержит УТП — уникальное торговое предложение. Чтобы удачно его составить, посмотрите на продукт глазами партнера или клиента. Подумайте, что может убедить его заключить с вами сделку. 

Допустим, вы производите детскую мебель. Расскажите, какие материалы вы используете, как проверяете качество и безопасность готовых изделий. Если вы хотите заключить договор на услуги логистики, укажите маршруты, сроки доставки, виды транспорта и ваши возможности по консолидации и хранению грузов. Чтобы повысить доверие, прикрепите ссылки на успешные кейсы, а также отзывы и официальные рекомендации действующих клиентов и партнеров.

Заранее отработайте наиболее вероятные возражения — разложите по полочкам моменты, которые могут вызвать недопонимание и недоверие у потенциального партнера.

Контакты. Укажите все доступные способы связи с вами: номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на мессенджер, официальный сайт или аккаунт в социальной сети. Пусть клиент сам выберет удобный вариант.

Благодарность. Следуйте правилам делового этикета — поблагодарите читателя за внимание и потраченное время. Даже если письмо не приведет к сделке, вы расположите человека к себе, сделаете его более открытым и лояльным к получению других писем.

Правила оформления

На чье имя писать. В зависимости от того, кто принимает решение о сотрудничестве, адресуйте письмо ответственному специалисту, руководителю структурного подразделения, генеральному директору или собственнику компании. 

Формат. Обычно письмо с предложением о сотрудничестве оформляют на фирменном бланке. Не делайте шапку очень яркой, это будет отвлекать от чтения. Бумажный вариант распечатайте на листе А4. Для электронных писем используйте Google Docs — Word или Excel неудобно открывать со смартфона. Если вы планируете добавить инфографику и иллюстрации, выбирайте PDF-файл.

Объем. Оптимальный объем «холодного» письма — 1 лист, поскольку получатель вряд ли захочет изучать длинный текст, если впервые слышит о вашей компании. «Горячее» предложение может занимать и 2–3 листа: подробно опишите характеристики вашего продукта, условия сотрудничества, гарантии и выгоды потенциального партнера.

Сквозная аналитика MANGO OFFICE автоматически собирает данные из коллтрекинга, CRM-системы, веб-метрик и рекламных площадок, объединяя их в подробный отчет. Система позволяет детально изучить эффективность маркетинговых кампаний, а также оптимизировать бюджет на продвижение товаров и услуг.

Как избежать ошибок

Не пишите «в пустоту». Прежде чем писать письмо, ответьте на вопросы:

• Кому вы пишете? 

• Какие это люди? 

• Что их может заинтересовать в вашем предложении?

• Какие выгоды они получат от сотрудничества с вами?

Внимательно изучите ЦА, соберите сведения о потенциальных партнерах и их клиентах, узнайте, какие проблемы они испытывают и как вы можете их решить. Используйте эту информацию для разработки УТП.

Не нахваливайте себя. Безусловно, партнер должен знать, почему ему стоит сотрудничать именно с вами. Но избегайте самолюбования — не превращайте письмо в рассказ о ваших бизнес-успехах. Используйте язык выгоды. 

Сравните:

Мы 10 раз выигрывали конкурс «Лучшая булочная Саратова»! 

и

Не забывайте о ценностях и болях адресата. Сделайте акцент на тех характеристиках продукта, которые точно и, желательно, в короткие сроки принесут пользу. Не забывайте, что у каждой компании свои ценности и критерии выбора партнера: одни хотят сократить сроки поставок сырья, другие — увеличить объем продаж, третьи — вырастить прибыль и при этом сэкономить на производстве.

Не пишите сложным языком. Витиеватые обороты отягощают текст. Читатель не захочет вчитываться в пространные предложения, стараясь дойти до сути. Такие письма удаляют, а о предложении забывают. Пишите лаконично — разбивайте сложные предложения на простые, не перегружайте текст профессиональными терминами.

Не допускайте грамматических ошибок. Часто опечатки и ошибки — показатель невнимательности автора. Если вы не хотите испортить впечатление, покажите письмо корректору. Он внимательно вычитает текст и исправит недочеты.

Не используйте юмор. Ваша цель — убедить партнера в качестве вашего продукта и пользе от отношений с вами, поэтому в письмо с предложением о сотрудничестве шутки добавлять неуместно. 

Образец предложения о сотрудничестве

Представляем пример, как составить и оформить письмо с предложением о сотрудничестве.

Частная спортивная школа «Зевс» 

Адрес: 123456, г. Пермь, 2-й Кольцевой проезд, д.2,

ИНН 9887654321, 

КПП 556677889, 

ОКПО 11223344, 

ОГРН 1234567898765

­­­­­Директору ООО «Медиа-ЮГ»  

Петрову А. А. 

Предложение о сотрудничестве

Здравствуйте, Алексей Андреевич!

В частной спортивной школе «Зевс»  открылась новая секция волейбола для детей и взрослых. Сейчас у нас открыта запись в 4 группы по 10 человек в четырех возрастных категориях: 7–10 лет, 11–15 лет, 15–18 лет и от 18 лет. Мы закупили инвентарь, пригласили профессиональных тренеров из числа бывших и действующих спортсменов, разработали программу тренировок.

Приглашаем Вас принять участие в развитии секции и помочь организовать открытые городские соревнования. Это позволит повысить мотивацию воспитанников и оценить выполнение программы.

Мы обязуемся:

• предоставить квалифицированных тренеров;

• закупить необходимый спортивный инвентарь;

• использовать логотип Вашей компании на форме воспитанников.

От Вас ожидаем:

• поиск и оплату аренды спортивного комплекса;

• рекламу предстоящих игр.

Если Вас заинтересовало предложение, свяжитесь с нами по телефону 8-153-4-55-66 или отправьте ответное письмо на электронный адрес 

С уважением, Федоров С.Т.

Как отправлять письмо

Традиционный способ — выслать заказное письмо с уведомлением на официальный адрес компании. Доставка занимает несколько дней, и отправление точно дойдет до адресата.

Если вы не хотите ждать, отправьте письмо по электронной почте. Чтобы оно не потерялось в папке «Спам», предупредите адресата об отправленном предложении по телефону и попросите сообщить вам о его получении.

Если у вас уже налажен контакт с клиентом, напишите ему в мессенджере. Например, в Телеграме. Так вы сами увидите, что человек открыл сообщение, и сможете в онлайн-режиме обсудить детали или ответить на вопросы.

Что важно запомнить

• Деловое письмо с предложением о сотрудничестве — это документ, в котором компания предлагает действующему или потенциальному партнеру совместную работу над конкретным проектом или покупку продукта.

• В его составлении участвуют маркетологи, менеджеры по продажам, технические специалисты и секретарь. Текст согласовывает руководитель компании.

• Структура письма состоит из шапки, приветствия, заголовка, оффера и блока с контактной информацией. Текст можно разбавить инфографикой, фотографиями, таблицами.

• Составляйте письмо в официально-деловом стиле, без витиеватых оборотов, шуток, панибратства и разговорной лексики.

• Предложение о сотрудничестве отправляйте Почтой России, по электронной почте или в мессенджере.